Wie verschlüsseln Sie Outlook-E-Mails?

Haben Sie sich jemals gefragt, ob es möglich ist, verschlüsselte E-Mails über Microsoft Outlook zu senden? Nun, gute Nachrichten – es ist! Unabhängig davon, ob Sie sich nicht sicher sind, ob der E-Mail-Anbieter eines Freundes seriös ist, oder ob Sie Bedenken haben, vertrauliche Dateien und Informationen für die Arbeit zu senden, Outlook unterstützt eine Reihe von Methoden zum Verschlüsseln Ihrer Nachrichten.

Verschlüsselungsarten für Outlook-E-Mails

Zunächst einmal ist es eine gute Idee, sich ein Bild davon zu machen, was das Verschlüsseln einer E-Mail eigentlich bedeutet. Wenn Sie eine E-Mail verschlüsseln, verwandeln Sie sie im Gegensatz zu früher in einen nicht entzifferbaren Chiffretext Klartext, den jeder lesen kann. Die Verschlüsselung erfordert die Verwendung eines Schlüsselsatzes – eines öffentlichen Schlüssels (der zum Verschlüsseln verwendet wird) und eines privaten Schlüssels (der sowohl zum Verschlüsseln als auch zum Entschlüsseln verwendet wird). Der Empfänger Ihrer Nachricht benötigt daher den privaten Schlüssel, der mit dem öffentlichen übereinstimmt – sonst kann er nicht sehen, was Sie geschrieben haben!

Derzeit gibt es drei Möglichkeiten, Outlook-E-Mails zu verschlüsseln. Wir werfen einen kurzen Blick auf die einzelnen Methoden unten und tauchen dann später in diesem Artikel in einige Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung ein.

S/MIME-Verschlüsselung für Outlook

Die Konfiguration von S/MIME-Verschlüsselung kann schwierig sein – nämlich, weil Ihr beabsichtigter Empfänger einen E-Mail-Dienst verwenden muss, der S/MIME unterstützt, und ihn eingerichtet und einsatzbereit haben muss. Das ist ziemlich unwahrscheinlich. S/MIME erfordert, dass Sie ein Zertifikat erwerben, um Ihre Identität zu validieren, und natürlich erfordert Ihr Empfänger auch eines. Es ist eine Menge Kleinarbeit, und um die Sache noch schlimmer zu machen, kann S/MIME völlig wirkungslos werden, wenn ein Verschlüsselungsschlüssel verloren geht oder in die falschen Hände gerät.

Alles in allem wird S/MIME wahrscheinlich nur von Leuten effektiv genutzt, deren Arbeitsplätze es bereits eingerichtet haben.

OME-Verschlüsselung für Outlook

Sie benötigen keine Zertifikate, um verschlüsselte Nachrichten über Office 365 Message Encryption (OME) zu senden. Leider ist OME nur als Teil einer Handvoll Pläne verfügbar – und Sie müssen einen davon abonnieren, um die Verschlüsselungsfunktion nutzen zu können:

Benutzer mit den folgenden Plänen können auch Azure Information Protection Plan 1 zu ihrem Abonnement hinzufügen, um Zugriff auf das OME-Feature zu erhalten:

Das Senden einer verschlüsselten E-Mail über OME ist ein unkomplizierter Vorgang, obwohl Ihre Empfänger ein wenig Kleinarbeit leisten müssen, um Ihre Nachricht in die Hände zu bekommen. OME verlangt von den Empfängern, sich bei einem Office 365-Konto anzumelden oder ihre Identität über ein Einmalkennwort zu bestätigen, das als Code an ein mobiles Gerät oder ein E-Mail-Konto gesendet wird. Für die meisten Empfänger ist dies kein allzu großer Aufwand – andere haben möglicherweise Schwierigkeiten zu verstehen, welche Schritte sie unternehmen müssen, um auf ihre verschlüsselte Nachricht zuzugreifen, oder können ihre Identität zu diesem Zeitpunkt nicht bestätigen.

Was ist mit Verschlüsselungs-Add-Ons für Outlook?

In Anbetracht einiger der Fallstricke, die mit S/MIME und OME einhergehen, sind Sie vielleicht nicht gerade scharf darauf, eine der beiden Methoden zu verwenden. Hier kommen Verschlüsselungsdienste von Drittanbietern ins Spiel. Es gibt eine Reihe davon – zu unterschiedlichen Preisen – und alles, was Sie brauchen, ist eine schnelle Installation und ein paar Klicks, um sie einzurichten. Dann ist das Senden verschlüsselter E-Mails so einfach wie das Klicken auf eine Schaltfläche. Keine Zertifikate, keine Codes, unabhängig davon, welchen E-Mail-Dienst Ihr Empfänger verwendet.

Nachdem unsere Whistle-Stop-Tour durch die Verschlüsselung von Outlook zu einem Ende gekommen ist, werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Sie diese Verschlüsselungsmethoden einrichten und ausführen können. Wir beginnen mit S/MIME.

So verwenden Sie die S/MIME-Verschlüsselung für Outlook-E-Mails

Bevor Sie E-Mails über S/MIME senden oder empfangen, benötigen Sie und Ihr Empfänger ein digitales Zertifikat (auch bekannt als digitale ID). Sie können den Links folgen, die Outlook bereitstellt, um einen zu erhalten, oder selbst recherchieren, um online einen Zertifizierer zu finden. Sobald Sie Ihr Passwort haben, müssen Sie es als Erstes irgendwo sichern! Sie möchten kein neues kaufen, wenn Sie es verlieren oder wenn Sie Outlook auf einem anderen Gerät installieren. Ohne Ihr Zertifikat können Sie auch keine zuvor gesendeten oder empfangenen verschlüsselten E-Mails lesen.

Das erste, was Sie tun müssen, ist Importieren Sie Ihr S/MIME-Zertifikat in Ausblick. Befolgen Sie dazu einfach die folgenden Schritte:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die obere linke Ecke Ihres Outlook-Fensters und navigieren Sie durch Datei > Optionen > Trustcenter > Trust Center-Einstellungen > E-Mail-Sicherheit.
  2. Sie sollten eine Option zum Importieren Ihres Zertifikats mit der Bezeichnung sehen Import Exportalso klick mal.
  3. Ein neues Fenster wird angezeigt, und Sie müssen sicherstellen, dass die Option zu Vorhandene ID importieren aus Datei ist markiert.
  4. Wählen Sie als Nächstes aus Durchsuche um Ihr Zertifikat zu finden.
  5. Sie werden dazu aufgefordert Geben Sie das Passwort ein mit dem Zertifikat verknüpft ist, tun Sie dies und bestätigen Sie.

Das Import/Export-Fenster schließt sich von selbst und Sie haben den Import Ihres Zertifikats abgeschlossen!

Als nächstes müssen Sie Teilen Sie Ihr Zertifikat mit Ihrem beabsichtigten Empfänger. Dazu einfach:

  1. Geben Sie Ihre E-Mail ein.
  2. Navigieren Sie zum oberen Rand des Nachrichtenfensters und wählen Sie aus Optionendann Mehr Optionen.
  3. Klicken Sie anschließend auf Sicherheitseinstellungen.
  4. An dieser Stelle müssen Sie auf klicken Fügen Sie dieser Nachricht eine digitale Signatur hinzu.
  5. Senden Sie Ihre E-Mail, und das ist es! Der Empfänger kann nun den mit Ihrem digitalen Zertifikat verknüpften öffentlichen Schlüssel verwenden, um seine E-Mails an Sie zu verschlüsseln.

Dann ist es an der Zeit Aktualisieren Sie die Kontaktinformationen des Empfängers mit seinem Zertifikat. Dies können Sie tun, sobald der Empfänger Ihnen über Outlook eine eigene E-Mail mit einer digitalen Signatur gesendet hat. Dies ist ein wichtiger Schritt, da Sie den mit dem Zertifikat Ihres Empfängers verknüpften öffentlichen Schlüssel benötigen, um eine verschlüsselte Nachricht zu senden.

  1. Öffnen Sie die E-Mail Ihres Empfängers – diejenige, die seine enthält Digitale Unterschrift.
  2. Markieren Sie den Namen des Empfängers und klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie dann aus Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
  3. Sie können auch die verwenden Bearbeiten/Aktualisieren Schaltfläche, wenn der Empfänger bereits ein Kontakt ist.
  4. Auswählen Zertifikate und suchen Sie in der bereitgestellten Liste nach dem entsprechenden Zertifikat.

Viola! Jetzt wird Ihre Kontaktkarte mit mindestens einem Zertifikat aktualisiert. Indem Sie auf dieses Zertifikat klicken, können Sie bestätigen, dass es zum Verschlüsseln von Nachrichten, die für den Kontakt bestimmt sind, verwendet werden kann.

Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, können Sie schließlich eine verschlüsselte E-Mail senden. Zu Senden Sie eine sichere E-Mail mit S/MIMEmüssen Sie:

  1. Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt.
  2. Auswählen Optionen oben im Fenster für neue Nachrichten und dann Mehr Optionen.
  3. Klicken Sicherheitseinstellungen.
  4. Sie werden ein neues sehen Sicherheitseigenschaften Fenster, wo Sie klicken müssen Nachrichteninhalte und Anhänge verschlüsseln.
  5. Bestätigen Sie dies durch Drücken von OKund schließen Sie dann das Fenster.
  6. Polieren Sie Ihre E-Mails auf, vergessen Sie keine wichtigen Anhänge und senden es ist unterwegs!

Beachten Sie jedoch, dass der Inhalt Ihrer E-Mail zwar verschlüsselt wird, der Betreff der E-Mail jedoch nicht. Halten Sie Ihre Themen also kurz und fügen Sie nichts hinzu, was Sie nicht abfangen möchten. Wenn Sie mehr über das Verschlüsseln von Anhängen erfahren möchten, lesen Sie unsere Anleitung zum Senden eines sicheren E-Mail-Anhangs.

Wie liest der Empfänger eine per S/MIME verschlüsselte Outlook-E-Mail?

Wie oben erwähnt, gibt es viele Hürden zu überwinden, bevor Sie oder Ihr beabsichtigter Empfänger S/MIME-E-Mails senden und/oder empfangen können. Letztendlich muss Ihr Empfänger S/MIME auf seinem Gerät verwenden können, aber solange Sie beide Zertifikate ausgetauscht haben, werden E-Mails automatisch entschlüsselt und können gelesen werden.

So verwenden Sie die OME-Verschlüsselung mit Outlook

Sie werden erleichtert sein zu wissen, dass OME überhaupt keine Zertifikate beinhaltet – tatsächlich ist die Nachrichtenverschlüsselung von Office 365 im Vergleich zu S/MIME ziemlich einfach. Solange Sie ein gültiges Office 365-Abonnement haben, können Sie verschlüsselte Nachrichten an jeden senden, unabhängig davon, welchen E-Mail-Client sie verwenden, solange es ihnen nichts ausmacht, ein wenig Laufarbeit zu leisten, um zu lesen, was Sie haben geschrieben.

Bevor Sie eine verschlüsselte E-Mail über OME senden können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr aktuelles Abonnement das Feature unterstützt. Glücklicherweise ist dies mit wenigen Klicks erledigt.

Gehen Sie zu Outlook.com und melden Sie sich wie gewohnt an oder öffnen Sie Ihre Outlook ProPlus-App und öffnen Sie eine neue E-Mail. Wenn OME aktiviert ist, sollte die Schaltfläche „Verschlüsseln“ im oberen Menü nicht ausgegraut sein.

Sobald Sie bestätigt haben, dass Sie OME verwenden können, können Sie sofort eine verschlüsselte E-Mail senden! Befolgen Sie dazu diese einfachen Schritte:

  1. Geben Sie Ihre E-Mail ein.
  2. Navigieren Sie zu Optionen im oberen Menü und klicken Sie auf Verschlüsseln. Sie können auch verhindern, dass Ihre verschlüsselte E-Mail weitergeleitet wird, indem Sie den Pfeil unter dieser Schaltfläche „Verschlüsseln“ auswählen.
  3. Sie werden durch ein Popup benachrichtigt, dass Ihre E-Mail verschlüsselt wird.
  4. Sie sind bereit! Beenden Sie Ihre E-Mail und senden Sie sie, wenn Sie fertig sind.

Wie liest der Empfänger eine von OME verschlüsselte Outlook-E-Mail?

Ihr Empfänger erhält zunächst eine E-Mail, die unlesbar erscheint – er kann den Inhalt oder Anhänge nicht einsehen, bis er seine Identität bestätigt hat. Sie können dies tun, indem sie sich bei einem gültigen akademischen oder beruflichen Konto anmelden, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, an die die Nachricht gesendet wurde. Andernfalls können sie ein Einmalpasswort anfordern. Dieses Kennwort wird ihnen per E-Mail zugeschickt und sie müssen es in die entsprechende Office 365-Webseite einfügen. Die E-Mail wird dann lesbar gemacht – aber sie müssen alle Anhänge herunterladen, bevor sie sie öffnen können.

Verwenden von Add-Ons zum Verschlüsseln von Outlook-E-Mails

Wenn Sie nicht für ein großes Unternehmen mit einem Team von IT-Mitarbeitern arbeiten, die Ihnen mit S/MIME-Zertifikaten oder dem Zugriff auf OME-fähige Konten helfen können, dann sind Add-Ons von Drittanbietern die bessere Option. Sie können Add-Ons mit jedem E-Mail-Client verwenden und mit jedem E-Mail-Client verschlüsselte E-Mails an Empfänger senden. Der schwierigste Teil bei der Verwendung von Add-Ons wird die Entscheidung sein, welche Sie verwenden möchten – der Markt ist mit Optionen gesättigt, und einige sind unglaublich günstig!

Es ist unglaublich einfach, Ihr Verschlüsselungs-Add-on einsatzbereit zu machen. Laden Sie die Datei von der Website des Anbieters herunter, klicken Sie auf den Download, wenn der Vorgang abgeschlossen ist, und Sie werden durch einen einfachen Installationsprozess geführt, der normalerweise nur ein oder zwei Minuten dauert.

Sobald dies erledigt und abgestaubt ist, können Sie einige verschlüsselte E-Mails senden! Das geht ganz einfach:

  1. Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail – und fügen Sie auch Ihre Anhänge hinzu.
  2. Klicken Sie nicht auf Senden. Drücken Sie stattdessen die Sicheres Senden Knopf, wenn Sie bereit sind.

Und das ist es! Auch die Empfänger können Ihre verschlüsselte E-Mail problemlos lesen. Es sind keine Zertifikate erforderlich, und es besteht keine Notwendigkeit für Passwörter zur einmaligen Verwendung – Sie können jedoch festlegen, dass Ihre E-Mails nach einer bestimmten Zeit ablaufen. Nach Erhalt Ihrer E-Mail klickt der Empfänger darauf und wird zu einer separaten Seite weitergeleitet, auf der er die verschlüsselte Nachricht anzeigen kann.

Fazit

Die drei Verschlüsselungsmethoden, die wir in diesem Leitfaden betrachtet haben, haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, und letztendlich müssen Sie entscheiden, welche Form der Verschlüsselung am besten zu Ihren Ressourcen, Ihrem Budget und Ihrem Können passt. S/MIME funktioniert gut, wenn Ihr Unternehmen bereits die Schritte zur Einrichtung und zum Betrieb unternommen hat, OME ist schneller und leichter, hängt jedoch davon ab, dass der Empfänger seine eigene Identität verifiziert, und Add-Ons können den gesamten Prozess noch einfacher machen , kann aber teuer werden.

Wir würden jedoch auf jeden Fall empfehlen, in eine dieser Methoden zu investieren. Insbesondere, wenn Sie häufig vertrauliche Informationen senden oder abrufen, die bei falscher Handhabung mit Bußgeldern belegt werden können. Ihr Recht auf Online-Privatsphäre sollte sich auch auf Ihre E-Mail-Konten erstrecken, also passen Sie auf sich auf und stellen Sie sicher, dass keine Schnüffler Ihre Nachrichten abfangen können.